Alle Vorteile auf einen Blick:
- Komplett digitaler Workflow für die Beantragung von Beschaffungen und Kostenerstattungen – effizient und papierlos.
- Vollständigkeitsprüfung beim Einreichen der Anträge reduziert Rückfragen und beschleunigt die Bearbeitung.
- Bestehende Anträge können bequem kopiert werden – ideal für regelmäßig wiederkehrende Beschaffungen.
- Alle bisherigen Anträge sind übersichtlich einsehbar – für volle Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
- Kontaktdaten von Lieferanten werden zentral verwaltet und stehen allen Nutzenden zur Verfügung – keine doppelte Datenerfassung notwendig.
Da das Öffnen von PDF-Formularen von den in vielen Browsern integrierten PDF-Anzeigeprogrammen nicht unterstützt wird, beachten Sie bitte unbedingt den technischen Hinweis im Handbuch.
Bei allen Beschaffungsvorgängen bitte unbedingt die geltenden Richtlinien berücksichtigen. Diese Richtlinien sind stets aktuell im Intranet der Hochschule verfügbar.
Sie können diese nach Anmeldung unter folgendem Link abrufen:
→ Beschaffungswesen
¶ Übersicht Funktionen
Die Anwendung erleichtert sowohl den digitalen Beschaffungsprozess als auch die anschließende Verwaltung und Inventarisierung der angeschafften Geräte.
¶ Beschaffungen
In diesem Bereich können sowohl Kostenerstattungen für bereits getätigte Direktkäufe als auch Anträge auf geplante Beschaffungen erfasst werden.
Der Genehmigungs-Workflow richtet sich nach dem Anschaffungspreis sowie den vorgabenspezifischen Regelungen des jeweiligen Fachbereichs.
Es wird grundsätzlich zwischen Direktkauf und Beschaffungsantrag unterschieden.
- Direktkauf - Der Beschaffungsvorgang wird eigenverantwortlich durch den Antragstellenden durchgeführt.
Dies ist aktuell zulässig bis zu einem Netto-Warenwert von 10.000 €. - Beschaffungsantrag - Die Beschaffung wird zentral durch das Dezernat Haushalt und Allgemeine Verwaltung durchgeführt.
Bei einem Netto-Warenwert über 10.000 € ist eine Ausschreibung über den Vergabesatellit der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung und Hochschulen erforderlich.
¶ Zugriffsberechtigungen
Jedem Antrag kann ein Fachbereich zugeordnet werden.
Berechtigte Dekanatsmitarbeiter/innen erhalten automatisch Lesezugriff auf alle Anträge, die ihrem jeweiligen Fachbereich zugewiesen sind.
Beim Anlegen eines neuen Beschaffungsantrags wird das Feld automatisch mit dem Fachbereich der antragstellenden Person vorbelegt.
Personen, die für mehrere Fachbereiche tätig sind, sollten besonders darauf achten, dass der korrekte Fachbereich ausgewählt ist.
Jedem Beschaffungsvorgang können zusätzliche Personen zugewiesen werden, denen Lese- und/oder Bearbeitungsrechte für den Antrag erteilt werden können.
Alle Beschaffungen, die über Kostenstellen durchgeführt werden, die Dozent(inn)en als persönliche Kostenstelle zugeordnet sind, werden diesen immer angezeigt - auch wenn sie nicht explizit den berechtigten Personen vom Antragsteller zugewiesen wurden.
¶ Hinweis zu Konten / Kostenstellen
Für die Durchführung von Beschaffungen ist die Angabe einer Finanzierung erforderlich. Dafür muss eine Zuordnung zu einem Konto bzw. einer Kostenstelle erfolgen.
In dieser Anwendung wird auf die zentrale Kostenstellentabelle zugegriffen, die auch in anderen Campusboard-Anwendungen wie der HiWi-Verwaltung, dem Reisemanagement oder dem Personalwesen genutzt wird. Die Konten selbst werden in der Anwendung "Personen → Kostenstellen" erfasst und bearbeitet.
Jeder Anwender sieht hier seine persönlichen, von ihm selbst erfassten Einträge sowie die vom Admin für seinen Bereich bereitgestellten Kostenstellen.
Mitarbeitende, die als Assistent/in einer anderen Person zugeordnet sind, erhalten zudem Zugriff auf die von dieser Person freigegebenen Konten.
Bereichsadministratoren können auch zentral Konten anlegen, die allen Mitarbeiter(inne)n ihres Bereiches zur Auswahl angeboten werden.
¶ Hinweise zur Befürwortung
Bei jedem Antrag muss die für die Kostenstelle verantwortliche Person als Befürworter/in zugeordnet werden. Bei Beschaffungen unterhalb eines gesetzten Limits erfolgt die Befürwortung automatisch. Eine automatische Befürwortung ist maximal bis zu einem Betrag von 3.000 € möglich. Jeder Fachbereich kann jedoch ein eigenes, abweichendes Limit festlegen, das dann für die automatische Befürwortung innerhalb dieses Fachbereichs gültig ist.
Bei jeder Kostenstelle kann die für die Befürwortung zuständige Person durch die Verwaltung hinterlegt werden. In diesen Fällen wird das Feld automatisch ausgefüllt und kann nicht bearbeitet werden.
¶ Lieferanten und Kategorien
Hier können zentral die Kontaktdaten von Lieferanten verwaltet werden.
Diese stehen bei der Antragserfassung zur Auswahl bereit.
Lieferanten können Kategorien zugeordnet werden, um schnell passende Anbieter für ein Angebot zu finden.
Falls keine passende Kategorie vorhanden ist, können jederzeit neue Kategorien angelegt werden.
Alle hier erfassten Daten stehen allen Anwendern zur Verfügung.
¶ Inventar
Im Bereich "Inventar" werden normalen Nutzern die auf sie inventarisierten Gegenstände angezeigt.
Über diese Anwendung können Sie papierlos die Deinventarisierung ausgemusterter Geräte beantragen oder eine Standortänderung eines Geräts melden.
Dekanate haben über diese Anwendung Zugriff auf alle Konten, die ihrem Fachbereich zugeordnet sind.
Einzelnen Personen kann gezielt das Recht eingeräumt werden, auf bestimmte Inventardaten zuzugreifen.
Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn die zuständige Person wechselt.
¶ WICHTIGER TECHNISCHER HINWEIS
Der Druck erfolgt in die jeweils gültigen offiziellen Formulare der Verwaltung. Dazu wird ein PDF-Dokument erzeugt.
Die meisten modernen Browser verfügen über einen internen PDF-Reader, um PDF-Dokumente im Browser anzuzeigen.
Leider ist dieser normalerweise nicht in der Lage, mit interaktiven PDF-Formularen umzugehen.
Es ist daher zur Verarbeitung der PDF-Formulare unbedingt erforderlich, dass der Adobe PDF-Reader installiert ist und im Browser als Standardanwendung zum Öffnen von PDF-Dokumenten eingestellt ist.
Bei vielen Browsern ist auch trotz installiertem Adobe PDF-Reader der interne PDF-Reader, der keine Formulare verarbeiten kann, standardmäßig aktiviert.
Es ist daher bei diesen Browsern unbedingt notwendig, das Adobe-Plugin manuell zu aktivieren.
Es gibt dazu viele Anleitungen im Netz.
Zum Beispiel:
https://secure2.web-amt.de/intelliform/layout/default/docs/adobe-reader/index.html
Alternativ können Sie auch das Formular lokal speichern und im Adobe PDF-Reader ausfüllen.
¶ Lieferanten
Im Reiter "Lieferanten" werden alle aktuell hinterlegten Lieferanten inklusive ihrer Kontaktdaten angezeigt:
¶ Lieferanten filtern
Durch die Auswahl bei "Lieferanten nach Kategorie filtern" können Sie die Zahl der sichtbaren der Lieferanten einschränken:
¶ Lieferant anlegen
Wenn Sie häufiger bei einem Hersteller oder Unternehmen bestellen, das noch nicht in der Datenbank hinterlegt ist, empfiehlt es sich, das Unternehmen einmalig anzulegen. So müssen Sie die Daten nicht bei jeder Bestellung erneut manuell eingeben.
Klicken Sie zum Anlegen eines Lieferanten im Reiter "Lieferanten" auf den Link "Lieferant anlegen" oberhalb der Tabelle:
Die meisten Angaben sind optional. Ein Name, sowie eine Anschrift sind jedoch mindestens anzugeben.
Klicken Sie anschließend auf speichern um den neuen Lieferanten in der Datenbank zu speichern.
Der Lieferant kann nun bei neuen Angeboten ausgewählt werden und die Daten werden automatisch in das Angebot übertragen.
¶ Antrag anlegen
Öffnen Sie in der Beschaffungs-Anwendung den Reiter "Beschaffungen" (dieser ist standardmäßig geöffnet) und klicken Sie auf den Link "Anlegen".
- Fachbereich: Hier ist standardmäßig ihr eigener Fachbereich ausgewählt. Wenn die Beschaffung für einen anderen Fachbereich durchgeführt (und bezahlt) wird, selektieren Sie diesen.
- Finanzierung: Wie bereits oben beschrieben können hier vordefinierte Kostenstellen für das Gerät ausgewählt werden. Legen Sie bei Bedarf in der Personalanwendung fehlende Kostenstellen an.
- Zu folgenden Zwecken: Geben Sie hier eine kurze Beschreibung an, wofür das Gerät angeschafft wird.
- Vergleichsgegenstände: Die Geräte bzw. die Ausrüstung die Sie bei dem Vergleich herangezogen haben. Geben Sie hier jeweils eine Bezeichnung an und klicken Sie auf hinzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang bis alle Gegenstände eingetragen sind.
Klicken Sie anschließend auf speichern.
¶ Angebote / Rechnung hochladen
Egal, ob ein Direktkauf durchgeführt wird oder eine Beschaffung durch die Hochschule beantragt wird, können Sie in der Anwendung die jeweils erforderlichen Dokumente (Rechung, Angebote) hochladen.
Bei den Lieferanten können Sie einen neuen Lieferanten eintragen oder einen aus der vorgegebenen Liste (Auswahlbox ganz oben) selektieren. Füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Um Ihre Änderungen zu übernehmen, klicken sie bei dem Antrag auf Speichern.
¶ Antrag drucken
Für den angelegten Antrag kann aus der Liste in der Übersicht ein PDF erzeugt werden:
¶ Antrag kopieren
Sie können einen bereits vorhandenen Vergleich als Vorlage für einen neuen Vergleich verwenden. Klicken Sie dazu auf das Kopieren Icon bei dem zu kopierenden Vergleich:
Öffnen Sie anschließend den neuen (kopierten) Antrag mit dem Stift und Papier Icon um die Daten anzupassen.