Alle Vorteile auf einen Blick:
- Ermöglicht das einfache Erfassen von Vergleichen und Verwalten der Angebote
- Die benötigten Formulare können mit einem Klick erzeugt werden und sind bereits > vorausgefüllt. Der Druck erfolgt dabei in das jeweils gültige offizielle Formular "Antrag auf Bewilligung eines Auftrages" der Verwaltung.
- Erlaubt es Kopien bestehender Vergleiche zu erstellen um noch schneller arbeiten zu können
- Alle Angebote/ Vergleiche der Vergangenheit auf einen Blick übersichtlich dargestellt
- Die Kontaktdaten von Lieferanten können zentral verwaltet werden. Alle erfassten Daten stehen allen Anwendern zur Verfügung und müssen somit nicht immer neu erfasst werden.
- Einfache Kostenstellenverwaltung
Da das Öffnen von PDF-Formularen von den in vielen Browsern integrierten PDF-Anzeigeprogrammen nicht unterstützt wird, beachten Sie bitte unbedingt den technischen Hinweis im Handbuch.
Bei allen Beschaffungsvorgängen bitte unbedingt die geltenden Richtlinien im Intranet berücksichtigen. Sie erreichen diese (nach Anmeldung) hier → Beschaffungswesen HS KL
Ein Zusammenfassung der Hinweise zum vereinfachten Verfahren gibt es auch direkt hier → Hinweise zum vereinfachten_Verfahren
¶ Lieferanten
Im Reiter "Lieferanten" werden alle aktuell hinterlegten Lieferanten inklusive ihrer Kontaktdaten angezeigt:
¶ Lieferanten filtern
Durch die Auswahl bei "Lieferanten nach Kategorie filtern" können Sie die Zahl der sichtbaren der Lieferanten einschränken:
¶ Lieferant anlegen
Wenn Sie öfter bei einem Hersteller oder Unternehmen bestellen, dieses aber noch nicht in der Datenbank hinterlegt ist, bietet es sich an, das Unternehmen einmalig anzulegen, damit Sie die Daten nicht immer manuell eintragen müssen.
Klicken Sie zum Anlegen eines Lieferanten im Reiter "Lieferanten" auf den Link "Lieferant anlegen" oberhalb der Tabelle:
Die meisten Angaben sind optional. Ein Name, sowie eine Anschrift sind jedoch mindestens anzugeben.
Klicken Sie anschließend auf speichern um den neuen Lieferanten in der Datenbank zu speichern.
Der Lieferant kann nun bei neuen Angeboten ausgewählt werden und die Daten werden automatisch in das Angebot übertragen.
¶ Kostenstellen
Zur Erfassung von Angebotsvergleichen ist die Angabe der Finanzierung der Beschaffung erforderlich. Dazu muss eine Zuordnung zu einem Konto / einer Kostenstelle vorgenommen werden.
Es wird auch in dieser Anwendung auf die zentralen Kostenstellentabelle zugegriffen, die auch in anderen Campusboard-Anwendungen, wie z.B. HiWi-Verwaltung, Reisemanagement oder Personal genutzt wird. Die Kostenstellen selbst werden in der Anwendung "Personal" erfasst und bearbeitet.
Jeder Anwender sieht hier seine persönlichen - von ihm selbst erfassten - Einträge sowie die von einem Admin für seinen Bereich bereitgestellten Kostenstellen.
Mitarbeiter, die als Assistent(in) einer anderen Person zugeordnet sind, sehen auch die freigegebenen Konten von dieser Person.
¶ Vergleich anlegen
Öffnen Sie in der Beschaffungs-Anwendung den Reiter "Vergleiche" (dieser ist standardmäßig geöffnet) und klicken Sie auf den Link "Neuen Vergleich anlegen":
- Fachbereich: Hier ist standardmäßig ihr eigener Fachbereich ausgewählt. Wenn das Gerät für einen anderen Fachbereich angeschafft (u. bezahlt) wird, selektieren Sie diesen.
- Bestimmt für Raum / Labor: Der Ort an dem das Gerät später eingesetzt werden soll.
- Finanzierung: Wie bereits oben beschrieben können hier vordefinierte Kostenstellen für das Gerät ausgewählt werden. Legen Sie bei Bedarf in der Personalanwendung fehlende Kostenstellen an.
- Zu folgenden Zwecken: Geben Sie hier eine kurze Beschreibung an, wofür das Gerät angeschafft wird.
- Vergleichsgegenstände: Die Geräte bzw. die Ausrüstung die Sie bei dem Vergleich herangezogen haben. Geben Sie hier jeweils eine Bezeichnung an und klicken Sie auf hinzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang bis alle Gegenstände eingetragen sind.
Klicken Sie anschließend auf speichern.
¶ Angebote einholen
Nachdem ein Vergleich angelegt wurde, holen Sie die notwendige Anzahl an Angeboten ein. Hinterlegen Sie die Angebote bei dem Vergleich, indem Sie den Vergleich bearbeiten:
Klicken Sie dann im Abschnitt "Angebote" auf den Button "Angebot anlegen"
Daraufhin öffnet sich eine neue Maske, in der Sie das Angebot eintragen können:
Bei den Lieferanten können Sie einen neuen Lieferanten eintragen oder einen aus der vorgegebenen Liste (Auswahlbox ganz oben) selektieren. Füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Das neu generierte Angebote wird dem Vergleich sofort hinzugefügt:
Legen Sie alle Angebote auf diese Weise in dem Vergleich an. Wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, oder Sie etwas kontrollieren möchten, können Sie ein Angebot zu diesem Zeitpunkt ohne Probleme über die Buttons hinter der jeweiligen Zeile einsehen, bearbeiten oder löschen:
Setzen Sie bei dem Angebot, dass Sie vorschlagen möchten den Radio Button in der Spalte "Vorg.". Bitte beachten Sie eine Begründung im Vergleich anzugeben, wenn nicht das günstigste Angebot gewählt wird.
Um Ihre Änderungen zu übernehmen, klicken sie bei dem Vergleich auf Speichern.
¶ Vergleich drucken
Für den angelegten Vergleich kann aus der Liste in der Übersicht ein PDF erzeugt werden:
¶ Vergabevermerk drucken
Solange noch kein Angebot bewilligt wurde kann der Vergabevermerk ähnlich wie der Vergleich aus der Liste in der Übersicht erzeugt werden:
¶ Vergleich kopieren
Sie können einen bereits vorhandenen Vergleich als Vorlage für einen neuen Vergleich verwenden. Klicken Sie dazu auf das Kopieren Icon bei dem zu kopierenden Vergleich:
Öffnen Sie anschließend den neuen (kopierten) Vergleich mit dem Stift und Papier Icon um die Daten anzupassen.