In der Kontaktverwaltung können alle Arten von Adressen verwaltet werden.
Zu jeder Adresse können beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden.
Zu jedem Ansprechpartner können beliebig viele Kontaktereignisse gespeichert werden.
Die Anwendung wird auch automatisch mit Adressen befüllt, die in anderen Applikationen, wie zum Beispiel "Studienarbeiten" zur Verwaltung von Praxis- und Abschlussarbeiten, erfasst werden.
Wenn Studierende dort Adressen doppelt anlegen, erscheinen diese auch hier doppelt.
Es besteht aber für Benutzer mit Admin-Berechtigung die Möglichkeit, einen "Adressabgleich" zu starten.
Dabei werden doppelte Adressen identifiziert und können zusammengefasst werden.
Die Berechtigungen sind hierarchisch aufgebaut:
Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter kann eigene Kontakte anlegen und sieht die durch das Dekanat oder durch Applikationen für ihn angelegten Kontaktdaten.
Fachbereichsadministrator (z.B. Dekanate)
Sie können alle Adressdaten, die von Mitarbeitern des eigenen Fachbereiches erfasst wurden, einsehen.
Bereichsadministrator (z.B. Referate)
Sie können alle Adressdaten, die von Mitarbeitern des eigenen Bereiches erfasst wurden, einsehen.
KOSMO-Administrator
Sie können auf alle Adressdaten zugreifen und diese bearbeiten, die von Unternehmen über die KOSMO-Webseite eingegeben wurden.
Es stehen zusätzliche Möglichkeiten zum Freischalten von Unternehmen und zum Zuordnen von Studiengängen zur Verfügung.
Superadministrator
Personen mit dieser Berechtigung haben Zugriff auf alle Kontaktadressen der Hochschule.
Sie können auch den Adressabgleich durchführen, bei dem Dupletten zusammengefasst werden können.
Super-Leseadministrator
Personen mit dieser Berechtigung haben Zugriff auf alle Kontaktadressen der Hochschule.
Sie können jedoch nur die eigenen Adressen bearbeiten.
Jeder angemeldete Benutzer sieht immer direkt, welche Rechte er besitzt, anhand der angebotenen Tabs.
Wenn keine entsprechenden Rechte vorhanden sind, dann wird das zugehörige Tab auch nicht eingeblendet.