¶ Grundlegende Konzepte
Die Anwendung dient der Planung und Anzeige von Prüfungsterminen.
Es existieren unterschiedliche, speziell zugeschnittene Ansichten für die Zielgruppen Studierende, Prüfende, Aufsichten, Dekanat und für die Mitarbeiter*innen der Prüfungsämter.
Je nach Konfiguration ist bei einigen Studiengängen auch die Anmeldung zu Prüfungen über diese Anwendung möglich.
Die Daten des Prüfungsplanes können als XLSX-Datei oder als PDF-Dokument exportiert werden.
Anmerkung
Der Campusboard-Prüfungsplan erlaubt es mehr Informationen zu den Prüfungen zu verwalten als der HIS-Prüfungsplan.
Die Unterschiede im Detail sind:
- Zuordnung von bis zu drei Aufsichten – diese erhalten Zugriff auf alle Daten, inkl. Teilnehmerlisten.
- Angabe von bis zu drei Prüfer*innen – alle mit direktem Zugang zu den Daten und Teilnehmerlisten.
- Angabe einer/ weiteren Person als Zweitkorrektor*in.
- Angabe der ggf. erforderlichen Vorleistung bzw. aktiven Teilnahme.
Falls die jeweiligen Prüfungsnummern hinterlegt wurden, werden Teilnehmer mit erfolgreicher Vorleistung auf den Anwesenheitslisten entsprechend gekennzeichnet. - Spezifikation von zulässigen Hilfsmitteln. Diese können durch die Prüfer bis einen Tag vor Ablauf der Anmeldefrist bearbeitet werden.
- Pflege der Daten von Klausureinsichten durch die Prüfer*innen.
Nach der Erfassung von Informationen zu Klausureinsichten, werden alle Prüflinge automatisch per E-Mail benachrichtigt. - Alle an einer Prüfung Beteiligten werden immer automatisch bei für sie relevanten Änderungen per E-Mail benachrichtigt.
¶ Benachrichtigungen
Bei Änderungen an einem Prüfungsplan werden E-Mails an alle Betroffenen versandt, um sie zu informieren.
Dabei wird pro Person und Tag maximal eine Nachricht versandt, die alle relevanten Änderungen enthält.
Im Detail wird benachrichtigt, bei Änderungen an den folgenden Feldern:
- Anmeldetermin, Prüfungstermin, Abgabetermin, Prüfungstyp, Erstprüfer*in, Uhrzeit, Dauer, Raum, zulässige Hilfsmittel
- alle angemeldeten Studierenden
- alle Prüfer*innen
- dem Studiengang zugeordnete Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt und den Dekanaten
- dem Studiengang zugeordnete Prüfungsausschussvorsitzende
- notwendige Vorleistungen, Anmerkungen, Termin für Einsicht, Details zur Einsicht
- alle angemeldeten Studierenden
- Prüfer*innen
- bei Ablauf der Anmeldefrist geht eine Info-Mail an
- Prüfer*innen
- Aufsichten
- dem Studiengang zugeordnete Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt und den Dekanaten
Keine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt bei Änderungen an den Feldern:
Zweitprüferin, Drittprüferin, Zweitkorrektor*in, Aufsicht
¶ Kopplung von Prüfungen
Prüfungen können mit beliebigen anderen Prüfungen gekoppelt werden.
Diese Funktion ist erreichbar über das Icon 
.
Gedacht ist die Funktion für Prüfungen, die organisatorisch gemeinsam durchgeführt werden.
Dadurch werden Änderungen, die an einer der gekoppelten Prüfungen vorgenommen werden, automatisch auf alle anderen übertragen.
Synchronisiert werden so Angaben zu:
- Prüferinnen, Aufsichten, Zweitkorrektorin
- Raum
- Datum (Anmeldung, Abmeldung, Prüfung, Abgabe, Ausgabe), Zeit, Dauer
- Hilfsmittel
- Einsicht
- Anmerkungen (extern/intern)
- Prüfungstyp
Nicht synchronisiert werden Angaben zu:
- erwarteten Anzahl Teilnehmer*innen
- Angaben zu Vorleistungen
- Angaben zu aktive Teilnahme
- Semesterzuordnung
- PNr (HIS Prüfungsnummer)
- PTermin (HIS Terminr)
- Gesperrt
¶ Prüfungspläne und Prüfungen freigeben
Prüfungen haben einen Status der entweder den Wert
- gesperrt
- oder freigegeben
haben kann. Sobald eine Prüfung freigegeben ist, können diese von Studierenden eingesehen werden.
Der Status einer Prüfung kann durch Prüfungsplanadmins über die Liste der Prüfungstermine (erreichbar über den Prüfungsplan) geändert werden.
Hier gibt es eine Checkbox "Sperren". Diese sperrt (bei gesetztem Haken) oder entsperrt (bei entferntem Haken) die jeweilige Prüfung.
Das Freigeben einer Prüfung ist generell nur möglich wenn alle Termine eingetragen sind.
Eine Prüfung kann auch über die "Prüfung bearbeiten" Ansicht gesperrt und entsperrt werden.
Prüfungspläne können
- gesperrt
- oder freigegeben
- oder teilweise freigegeben
sein. Dieser Status wird über alle zugehörigen Prüfungen ermittelt.
Wird der gesamte Prüfungsplan gesperrt oder freigegeben versucht das Campusboard automatisch den Status aller zugehörigen Prüfungen zu ändern.
Sollten beim Freigeben nicht alle Termine für die Prüfungen hinterlegt sein bleiben die betroffenen Prüfungen des Plans gesperrt.
Eine entsprechende Meldung wird ausgegeben. Der Plan ist dann lediglich "teilweise freigegeben". Er kann vollständig freigegeben werden, sobald alle Termine hinterlegt wurden.
¶ Eigene Prüfungen
In diesem Bereich finden Prüfende und Aufsichtspersonen die ihnen zugeordneten Prüfungen mit der Anzahl der angemeldeten Teilnehmer.
Falls der Fachbereich die Online-Prüfungsanmeldung über campusboard nutzt, werden die vorgemerkten Anmeldungen der Studierenden hier auch angezeigt.
In der Spalte "Prüfung" werden auch Abgabetermine (z.B. bei Projekten) angezeigt.
Die Spalte mit dem Teilnehmer-Icon (
) dient der Anzeige der angemeldeten Teilnehmer der Prüfung.
Diese Liste kann auch im XLSX-Format exportiert werden.
Die meisten Felder des Prüfungsplanes müssen von Dekanatsmitarbeitern gepflegt werden.
Einige Änderungen können jedoch auch von Dozenten und Aufsichten selbst vorgenommen werden:
- Bis ein Tag vor Ablauf der Anmeldefrist können die Hilfsmittel bearbeitet werden.
- Der Einsichtstermin sowie die weiteren Angaben zur Einsicht können jederzeit geändert werden.
Prüfungsteilnehmer werden – sofern sie die Benachrichtigungsfunktion nicht deaktiviert haben – über den Einsichtstermin per E-Mail informiert.
Studierende finden in diesem Bereich übrigens die Prüfungen, zu denen sie sich angemeldet haben.
¶ Individuelle Prüfungstermine
Dieser Bereich dient der Organisation einzelner, individueller Prüfungstermine für jeden Teilnehmer, wie es zum Beispiel für mündliche Prüfungen notwendig ist.
Individuelle Prüfungstermine können nur angelegt werden, wenn der Prüfungstyp "Mündlich" oder "Projekt" ist.
Dieser Teil der Anwendung befindet sich noch im Beta-Status und steht nur zum Testen zur Verfügung.
¶ Funktionen als Student
¶ Prüfungsanmeldung
Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn Ihr Fachbereich die Online-Prüfungsanmeldung über campusboard bereits nutzt.
Wenn das Tab bei Ihnen verfügbar ist, dann ersetzt dieser die bisherige Prüfungsanmeldung im Prüfungsamt.
Bitte beachten Sie, dass für die Zulassung zu einer Prüfung die gleichen Bedingungen gelten, wie bei dem früheren Anmeldeverfahren.
Alle Regelungen sind in der Prüfungsordnungen und den Bekanntmachungen der jeweiligen Prüfungsausschüsse festgelegt.
Sie können sich zu den Prüfungen Ihres Studienganges an- und auch wieder abmelden, beachten Sie dabei aber unbedingt die einzelnen An- und Abmeldefristen der jeweiligen Prüfungen.
Die Anmeldung gilt jeweils nur für das angegebene Semester.
Sie erhalten in diesem Bereich zusätzlich eine Übersicht über alle Ihre getätigten Anmeldungen und die Möglichkeit, Ihre Anmeldungen als PDF zu speichern und auszudrucken.
Dieses PDF-Dokument enthält alle Prüfungen, zu denen Sie sich aktuell angemeldet haben.
Eine Übersicht mit allen Prüfungsterminen und Anmeldefristen Ihres Studienganges finden Sie unter dem Tab "Übersicht Prüfungstermine".
¶ Eigene Prüfungen
In diesem Bereich werden Ihre Anträge auf Anmeldungen sowie die im QIS bereits bestätigten Anmeldungen angezeigt.
Zusätzlich bietet dieser Bereich eine Aufstellung der Prüfungen, für die bereits Ergebnisse vorliegen.
Sie finden hier Informationen über Raum und Zeit Ihrer Prüfungen sowie die Information, welche Hilfsmittel zugelassen sind.
Haben Sie den "Reminder" aktiviert, werden Sie per E-Mail über Änderungen an den hier angezeigten Prüfungen informiert.
¶ Funktionen vom Prüfungsamt
¶ Übersicht Prüfungstermine
Dieser Bereich enthält eine filterbare Übersicht der Prüfungstermine für das ausgewählte Semester.
Zusätzlich können die Prüfungspläne zu den einzelnen Studiengängen ausgedruckt werden.
¶ Prüfungsanmeldung
In diesem Bereich steht eine Übersicht der zu bearbeitenden Prüfungen bereit.
Es werden alle zu dem ausgewählten Fachbereich oder Studiengang gehörenden Prüfungen angezeigt, deren Anmeldefrist abgelaufen ist.
Zu jeder Prüfung gibt es eine Teilnehmerliste, die die Anmeldungen aus dem Campusboard-System zeigt.
Die Teilnehmerliste lässt sich als pdf-Dokument exportieren und ausdrucken.
Diese Übersicht ersetzt den bisherigen Chronoplan und bietet folgende Bearbeitunmöglichkeiten:
- Nach Übernahme der Teilnehmerliste in HIS können die entsprechenden Prüfungen als bearbeitet markiert werden.
Dies dient der besseren Übersicht und bietet zusätzlich die Möglichkeit bearbeitete Prüfungen herauszufiltern, sodass nur noch nicht bearbeitete Prüfungen angezeigt werden. Die Option dazu finden Sie in der Teilnehmerliste. - Falls aus HIS die Information kommt, dass ein Student zu einer Prüfung nicht zugelassen ist, können Sie den Teilnehmer als nicht zugelassen markieren und die Begründung in das System übernehmen.
So haben Sie bei Rückfragen jederzeit die Möglichkeit, schnell auf die Begründung zuzugreifen. - Die zwei Checkboxen ersetzen die gleichnamigen Felder des bisherigen Chronoplans.
Änderungen müssen gespeichert werden um sie zu übernehmen.
In der Übersicht werden alle Prüfungen mit dem Eintrag "Noten Zurück" herausgefiltert.
Um diese einzublenden muss die entsprechende Filterung aktiviert werden.
Der Chronoplan ist studiengangsweise als pdf-Dokument exportierbar.
¶ Konfiguration Benachrichtigungen
Prüfer*innen und zur Prüfung angemeldete Studierende werden bei Änderungen an den Prüfungsdaten immer per E-Mail benachrichtigt.
Hier kann eingestellt werden, wer bei Änderungen an den Prüfungen eines Studiengangs zusätzlich benachrichtigt werden soll.
In diesem Bereich können Zuordnungen von Mitarbeiter*innen zu den einzelnen Studiengängen vorgenommen werden.
Zu diesem Zweck gibt es zum einen eine Übersicht über die aktuelle Einteilung.
Darüber können die vorhandene Zuordnungen auch wieder gelöscht werden.
Zum anderen gibt es die Möglichkeit, neue Benutzer anzulegen und diese den Studiengängen zuzuweisen.
Dies ist zum Beispiel immer dann erforderlich, wenn neue Studiengänge hinzukommen, oder wenn Änderungen in den Zuständigkeiten auftreten.
An dieser Stelle kann ebenfalls konfiguriert werden, wer benachrichtigt werden soll, wenn Studienarbeiten von Personen mit der Rolle SA_ADMIN (idR Dekanat) genehmigt wurden.
Auch bei Abbruch oder sonstigen wichtigen Änderungen erfolgt eine Benachrichtigung.
Das Zuordnen von Mitarbeiter*innen erfordert spezielle Rechte, die an die Rolle PRUEFUNGSAMT_ADMIN geknüpft sind.