¶ Grundlegende Konzepte
Die Applikation ermöglicht die Beantragung und Bearbeitung von einfachen Dienstreisen, Dauerreiseanträgen, Exkursionen und Anträgen auf Weiterbildungsmaßnahmen.
Je nach Rolle des angemeldeten Benutzers (Reisender, Befürworterin, Sachbearbeiterin, Genehmigerin) werden unterschiedliche Funktionen angeboten. Jede Person kann mehrere Rollen innehaben.
Einen Foliensatz, der die wesentlichen Konzepte erläutert, finden Sie hier:
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¶ Dienstreiseantrag stellen
Bitte beachten Sie, dass Anwendungen kontinuierlich weiterentwickelt werden und kleine Unterschiede zur aktuellen Oberfläche möglich sind. Die grundlegenden Prinzipien bleiben jedoch erhalten.
Der übliche Ablauf:
- Auf der Startseite unter "Eigene Anträge" finden Sie den Link neuen Dienstreiseantrag stellen
.
- Im Antrag unter Finanzierung ein Konto auswählen oder eingeben.
- Bei Befürworter die verantwortliche Person auswählen.
- Zum Stellen des Antrages unten den Knopf Einreichen klicken.
- Der neue Antrag erscheint dann in der Liste unter "Eigene Anträge".
- Im Feld "Status" steht bis zur Genehmigung das Symbol
.
- Bei Ablehnung: Status wechselt auf
und es wird eine E-Mail-Benachrichtigung versandt. - Bei Genehmigung: Status wechselt auf
.
- Nach Ende der Reise erscheint ein Icon zur Beantragung der Reisekostenvergütung (
RKV). - Bitte beachten: Nach 6 Monaten verfällt der Anspruch auf Erstattung der Reisekosten, wenn kein Antrag gestellt wurde.
- Nach Beantragung der Reisekostenvergütung wechselt das Icon auf (
RKV). - Nach Abrechnung erscheint im Statusfeld der Erstattungsbetrag.
Bei Auslandsdienstreisen beachten Sie bitte die A1-Bescheinigung.
Für Reisen in tropische und subtropische Regionen ist eine vorhergehende Beratung erforderlich.
Weitere Informationen: Hinweise zu Auslandsdienstreisen nach ArbMedVV
¶ Weiterbildungsantrag stellen
Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier:
Anleitung Weiterbildungsantrag
¶ Exkursionsantrag stellen
Um einen Exkursionsantrag stellen zu können, wird eine Teilnehmerliste benötigt.
Legen Sie zuerst die Exkursion im Stundenplan als Veranstaltung an und ordnen Sie diese den jeweiligen Studiengängen und Semestern zu.
Studierende können sich dann über den Stundenplan zu der Exkursion anmelden.
Im Exkursionsantrag wählen Sie dann die Veranstaltung mit der Teilnehmerliste unter Teilnehmerzahl aus.
¶ Feld: Befürworter
Für die Befürwortung eines Dienstreiseantrages muss immer die für die jeweilige Kostenstelle zuständige Person angegeben werden.
- Für Fachbereichsmitarbeiterinnen: meist Dekanin oder Prodekan*in.
- Für Projektmitarbeiterinnen: Projektleiterin.
- Projektleiterinnen mit eigener Kostenstelle: Dekanin oder Prodekan*in.
- Referatsleiterinnen mit eigener Kostenstelle: Kanzlerin.
Falls ein falscher Befürworter angegeben wurde, kann dieser durch den angegebenen Befürworter korrigiert und weitergeleitet werden.
Fehlende Projektleiter*innen bitte per E-Mail melden: nadine.theis@hs-kl.de
¶ Feld: Finanzierung
Beim Anlegen eines Antrages mit Kostenerstattung ist die Zuordnung von mindestens einer Kostenstelle erforderlich.
Die notwendigen Nummern (Kontonummer, Titel, ggf. Untertitel) können aus der Eingabehilfe ausgewählt werden. Kostenstellenverantwortliche können diese Werte auch direkt eingeben. Die Verwendung der Eingabehilfe wird empfohlen.
Die Eingabehilfe greift auf die zentrale Kostenstellentabelle zu, die auch in anderen Anwendungen genutzt wird.
Kostenstellen werden in der Anwendung Personen → Kostenstellen erfasst und bearbeitet. Sie können zentral für alle Mitarbeiter*innen eines Bereiches bereitgestellt werden und durch persönliche Kostenstellen ergänzt werden.
Einige wichtige Werte für den "Titel":
- Forschung und Lehre (Nummer 6-stellig)
- Titel 42771 Personalausgaben
- Titel 52771 Sachausgaben
- Drittmittel (Nummer 4-stellig)
- Titel 42986 Personalausgaben
- Titel 54789 Sachausgaben
¶ Rollen und ihre Funktionen
Aktuell gibt es folgende Rollen:
- Mitarbeiter*in: Darf Anträge anlegen, einreichen und kopieren. Beim Einreichen muss eine Person mit der Rolle "Befürwortung" ausgewählt werden (z.B. Dekanin oder Referatsleiterin).
- Befürwortung: Darf Anträge befürworten oder ablehnen, Kommentare hinterlassen, falsche Befürworter korrigieren und weiterleiten. Bei Ablehnung wird eine E-Mail versandt. Abgelehnte Anträge können erneut eingereicht werden.
- Sachbearbeitung: Prüft und ergänzt Werte, befürwortet oder weist den Antrag zurück.
- Genehmigung: Genehmigt oder weist den Antrag zurück. Korrekturen am genehmigten Fahrzeug möglich.
- Admin: Weist Rollen zu oder entzieht diese.
Die Rollen "Sachbearbeitung" und "Genehmigung" sind an Standorte gebunden und entscheiden über Anträge von Personen am gleichen Standort.
¶ Einrichten von Vertretern
Personen mit den Rollen "Befürwortung", "Sachbearbeitung" und "Genehmigung" können Vertreter einrichten. Vertreter haben die gleichen Rechte, werden aber nicht per E-Mail benachrichtigt und müssen Anträge aktiv prüfen.
¶ Studierende als Dienstreisende
Studierende müssen in der Personalverwaltung (Personen) vom zuständigen Referat/Dekanat angelegt sein, damit sie einen Dienstreiseantrag stellen können. Die Matrikelnummer muss korrekt angegeben sein.
Wird der HiWi-Vertrag über die Anwendung HiWi verwaltet, erfolgt der Eintrag automatisch.
¶ Übersicht "Auf Reisen"
Auf diesem Tab befindet sich eine Übersicht über die Mitarbeiterinnen, die aktuell oder demnächst auf Reisen sind.
Mitarbeiterinnen, die aktuell unterwegs sind, werden hervorgehoben.
Diese Übersicht steht allen Befürworterinnen zur Verfügung und enthält alle Reisen, für die sie zuständig sind.
Die Rolle kann auch anderen Personen (z.B. Dekanatsmitarbeiterinnen) zugeteilt werden.
¶ Wichtiger technischer Hinweis zum Ausfüllen von PDF-Formularen im Browser
Die meisten modernen Browser verfügen über einen internen PDF-Reader, der normalerweise keine interaktiven PDF-Formulare unterstützt.
Es ist daher erforderlich, den Adobe PDF-Reader zu installieren und als Standardanwendung zum Öffnen von PDF-Dokumenten einzustellen.
Achtung: Oft ist trotz installiertem Adobe PDF-Reader der interne PDF-Reader aktiviert. Das Adobe-Plugin muss manuell aktiviert werden.
Weitere Anleitungen:
https://secure2.web-amt.de/intelliform/layout/default/docs/adobe-reader/index.html
Alternativ können Sie das Formular lokal speichern und im Adobe PDF-Reader ausfüllen.