¶ Einführung
Die folgenden Hinweise sollen Ihnen bei der Arbeit mit der campusboard-Anwendung "Studienarbeiten" behilflich sein. Für jede Nutzergruppe gibt es eigene Kapitel.
Für Studierende empfiehlt es sich unbedingt die Kapitel zu Anmeldung, Durchführung und Abgabe von Arbeiten gründlich lesen.
¶ Für Studierende
¶ Anmeldung studentischer Arbeiten
Das Vorgehen beim Anmelden einer studentischen Arbeit (Praxisprojekt, Praxisphase, Praxissemester, Bachelor-/Masterarbeit) über campusboard ist im Folgenden schrittweise erläutert.
- Sie finden im Portal alle Dokumente, die Ihnen Ihr Dekanat für Ihren Studiengang bereitgestellt hat unter Materialien. Diese sollten zunächst heruntergeladen und gründlich durchgelesen werden, da sie in der Regel studiengangsspezifische Regelungen sowie in einigen Fällen ergänzende Dokumente/Formulare enthalten.
- Als nächstes sollte die Absprache der Aufgabenstellung mit dem/der gewünschten Betreuerin erfolgen. Für einige Arbeiten (wie z.B. Bachelor- oder Masterarbeiten) ist auch eine Zweitkorrektorin erforderlich – auch dieser muss anschließend angefragt werden, ob er/sie zur Übernahme der Zweitkorrektur bereit ist.
- Danach kann das Anlegen der Arbeit im campusboard durch die/den Studierende*n erfolgen. Dazu einfach das Icon "Neue Arbeit anlegen"
anklicken. Danach sind folgende Schritte durchzuführen:
a. Daten zur Arbeit
Für die Berechnung des frühesten/spätesten Abgabetermins gibt es Unterstützung durch den Abgabedatumrechner
. Anschließend wählen Sie Betreuerin und ggf. auch Zweitkorrektorin aus. Falls Sie externe Betreuer angeben möchten, die noch nicht freigeschaltet wurden, müssen Sie diese zuerst im Dekanat – nach Überprüfung der notwendigen Voraussetzungen – registrieren lassen.
b. Angabe der Daten zur Person
Hier ist die freiwillige Angabe alternativer (privater) Kontaktdaten möglich. Damit ermöglichen Sie der Hochschule, Sie auch nach Abschluss Ihres Studiums zu kontaktieren und Ihnen Informationen zukommen zu lassen, wie beispielsweise eine Einladung zur Absolventenfeier.
c. Daten zum Unternehmen
Hier müssen Sie zuerst wählen, ob die Arbeit intern an der Hochschule oder extern in einem Unternehmen durchgeführt wird. Sie können aus den Daten der bereits vorhandenen Unternehmen die Adressdaten übernehmen oder aber auch neue Adressdaten erfassen.
d. Aufgabenbeschreibung
Hinterlegen Sie hier die zuvor abgesprochene Aufgaben-/Projektbeschreibung.
e. Wenn alle Daten korrekt sind, die Ihnen zur Kontrolle in der Ansicht gezeigt werden, drücken Sie auf Speichern. Die Arbeit wird nun in der Übersicht mit dem Status NEU angezeigt. Solange sich die Arbeit in diesem Status befindet, können Sie Ihre Angaben bearbeiten oder Ihre Arbeit wieder löschen. Bei jeder betreuenden Person (Erstkorrektor*in) einer Arbeit erscheint die Arbeit unter "Neue Arbeiten". Der Antrag ist allerdings bisher nur gespeichert. Eine Anmeldung ist zu dem Zeitpunkt noch nicht erfolgt! - Das weitere Vorgehen hängt davon ab, ob für Ihren Studiengang die Online-Beantragung aktiviert ist, oder nicht – für die meisten Studiengänge ist dies der Fall.
Falls die Online-Beantragung aktiviert ist (Standardfall), wird Ihnen auf der Detailansicht eine Schaltfläche angezeigt mit der Aufschrift Online Genehmigung einholen. Wenn Sie diese drücken, wird Ihr ausgewählter Betreuer bzw. Ihre Betreuerin über Ihren Wunsch zur Anmeldung des angegebenen Themas direkt informiert und kann ebenfalls online im Portal die Übernahme der Betreuung bestätigen.
In sehr wenigen Fällen ist eine schriftliche Anmeldung per Formular erforderlich. In dem Fall muss als nächstes ein PDF-Dokument mit dem Anmeldeformular von der/dem Studierenden erzeugt und gedruckt werden, da noch Unterschriften benötigt werden. Nutzen Sie dazu folgendes Icon: 
Bei Praxisprojekten ist immer – also auch wenn der/die Betreuer*in online die Übernahme der Betreuung bestätigt hat – der Ausdruck des Formulars erforderlich, da die Praxisstelle das Formular mit der Aufgabenbeschreibung unterschreiben muss. Bitte beachten Sie dabei, dass eine zeichnungsberechtigte Person der Praxisstelle unterschreiben muss, diese muss nicht mit der betreuenden Person identisch sein. Das unterschriebene Formular ist zusammen mit dem Vertrag über die Praxisphase anschließend im Dekanat abzugeben.
Im Portal können Sie sich über die Statusanzeige hinter Ihrer Arbeit über den Status des Genehmigungsprozesses verfolgen. Sobald ein grüner Haken (
) angezeigt wird, ist die Anmeldung genehmigt.
Achtung: Wenn bei Ihrer Arbeit der Status NEU angezeigt wird, haben Sie den Antrag auf Anmeldung Ihrer Arbeit noch nicht eingereicht.
¶ Regelungen für interne praktische Arbeit
Laut Schreiben der Kanzlerin vom 20. April 2023 sind für interne praktische Arbeiten ab sofort zusätzliche vertragliche Vereinbarungen erforderlich.
Hierbei handelt es sich nur um Beschäftigungen, bei denen die Hochschule als Arbeitgeberin den Studierenden die Möglichkeit bietet, praktische Tätigkeiten bei ihr auszuüben, also z. B. ihre Praxisphase, Forschungsmodul, Projektarbeit oder ihre praktische Abschlussarbeit.
Bei der Anmeldung wählen Sie in einem solchen Fall auf dem Tab Daten zum Unternehmen den folgenden Punkt in der Rubrik Einsatzort aus:
intern – Durchführung in Räumen der Hochschule
Die Vertragserstellung wird bei Genehmigung der Arbeit automatisch angefordert. Sie werden nach Erstellung des Vertrages von der Personalabteilung informiert, sobald Ihr Vertrag zur Unterschrift bereit ist.
Die Beantragung sollte mindestens zwei Wochen vor Beginn der praktischen Tätigkeit erfolgen.
¶ Durchführung der Arbeit
Hier kann Ihnen das Portal leider keine Unterstützung bieten.
Empfehlenswert sind in dieser Phase regelmäßige Statusberichte an Ihre Betreuer. Bitten Sie am besten auch um Feedback nach Fertigstellung der ersten Kapitel, um spätere Frustrationen und Missverständnisse zu vermeiden.
Tipp: Sie finden in der Regel Hinweise und Empfehlungen zum Schreiben wissenschaftlicher studentischer Arbeiten sowie Formatvorlagen für unterschiedlichste Textverarbeitungssysteme unter Materialien.
Bei einer Abschlussarbeit ist das Abgabedatum unbedingt einzuhalten. Beachten Sie hierbei, dass viele Firmen nach Fertigstellung der Arbeit eine Frist für die Freigabeprüfung der Arbeit beanspruchen, wenn ein Sperrvermerk vorgesehen ist. Diese firmeninterne Prüfung muss vor dem Abgabetermin abgeschlossen sein! Klären Sie zu Beginn Ihrer Arbeit ab, ob Sie solche Fristen in Ihrer Zeitplanung berücksichtigen müssen.
¶ Vorbereitung der Abgabe schriftlicher Arbeiten im Portal
Vor dem Ausdruck müssen Sie auf jeden Fall den endgültigen Titel in Deutsch und Englisch im Portal erfassen. Zur Erfassung der endgültigen Titel steht Ihnen in der Übersicht ein Icon zum Bearbeiten (
) zur Verfügung. Um den Anmeldetitel unverändert zu übernehmen, steht ein Icon zum Kopieren (
) zur Verfügung.
Wenn Sie Änderungen gegenüber dem Titel bei der Anmeldung vornehmen, wird darauf speziell hingewiesen. Solche Änderungen erfordern unbedingt eine Absprache mit dem Betreuer/der Betreuerin der Arbeit. Bei den meisten Studiengängen ist auch eine Genehmigung des Prüfungsausschusses erforderlich. Sie müssen die Genehmigung zur Titeländerung online beantragen. Bedenken Sie, dass dieser Vorgang einige Tage dauern kann und berücksichtigen Sie das bei Ihrer Planung. Das Deckblatt kann nicht erzeugt werden, solange die Genehmigung für die Titeländerung nicht vorliegt.
Achten Sie darauf, dass Sie ausschließlich ein genehmigtes Deckblatt verwenden. Dieses kann nach Eingabe der endgültigen Titel auf Deutsch und Englisch über das Portal generiert werden. Dazu wählen Sie in der Detailanzeige der Daten der Arbeit das Icon 
Deckblatt. Solange Sie die endgültigen Titel nicht erfasst haben, wird beim Erzeugen des Deckblattes ein deutlicher Hinweis darauf angezeigt.
Beachten Sie bitte auch die weiteren vor der Abgabe auszufüllenden Daten – insbesondere die Angaben zur Vertraulichkeit von Inhalt, Firma und Titel der Arbeit.
Es besteht hier nochmal die Möglichkeit, die eigenen Kontaktdaten für Kontaktaufnahmen nach dem Studium zu bearbeiten/aktualisieren.
Bitte beantworten Sie auch die Fragen zum Übergang ins Berufsleben und/oder Anschlussstudium. Diese geben uns wichtige Hinweise zur Weiterentwicklung des Studiengangs.
¶ Abgabe schriftlicher Arbeiten
Ob die Arbeit digital oder in Papierform abzugeben ist, hängt von der Prüfungsordnung des jeweiligen Studiengangs und oft auch von der Art der Arbeit ab.
Bei einer Abgabe in Papierform muss die Arbeit in gebundener Ausfertigung abgegeben werden. Bei Arbeiten mit Zweitkorrektur sind in der Regel drei, bei Arbeiten ohne Zweitkorrektur zwei Exemplare abzugeben. Alle Exemplare müssen dabei vollkommen identisch sein. Manchen Korrektoren reicht eine digitale Version – klären Sie dies im Vorfeld mit Ihren Betreuern ab.
Einige Studiengänge akzeptieren auch eine Online-Abgabe zur Fristwahrung. Klären Sie in dem Fall, bis wann die gebundenen Versionen abzuliefern sind und wie viele Stück in dem Fall erforderlich sind.
Der Ort der Abgabe hängt vom Fachbereich ab:
- FB ALP → Prüfungsamt
- FB AING → Prüfungsamt
- FB BW → Dekanat (digital per E-Mail an: abgabe-bw@hs-kl.de)
- FB IMST → Dekanat (digital per E-Mail an: studienarbeiten-imst@hs-kl.de)
Prüfen Sie vor Abgabe der Arbeit, ob alle notwendigen Angaben direkt hinter dem Deckblatt enthalten sind:
- Kurzfassung in Deutsch
- Kurzfassung in Englisch
- Handschriftlich unterschriebene ehrenwörtliche Erklärung, dass die Arbeit selbstständig und ohne fremde Hilfe angefertigt wurde, keine anderen als in der Abhandlung angegebenen Hilfen benutzt wurden und dass alle Zitate deutlich als solche gekennzeichnet sind.
- Eventuell ein Sperrvermerk, falls die Arbeit vertrauliche Daten enthält und nicht frei veröffentlicht werden darf.
Auf der hinteren Umschlagseite innen sollte sich bei Abgaben in Papierform immer ein digitaler Datenträger (z.B. CD, SD-Karte oder USB-Stick) befinden, der in einer Hülle fest angebracht ist – nicht lose beilegen! Dieser Datenträger muss die Arbeit als pdf-Datei und auch als Quelldatei (docx, odt, tex, …) enthalten, sowie alle sonstigen erstellten Dokumente (Entwurfsdokumentation, Programme, Dokumentation, …).
Bei der Abgabe der Arbeit sind zusätzliche Angaben zur Vertraulichkeit von Inhalt, Firma und Titel zu machen. Klären Sie dies gegebenenfalls rechtzeitig vorher mit dem betroffenen Unternehmen ab.
¶ Weitere Angaben im Portal: Kurzfassung, ...
Nach Abgabe der Arbeit erfassen Sie bitte im Portal eine Kurzfassung in Deutsch und Englisch für Interessenten an Ihrer Arbeit. Diese Kurzfassungen sind für jeden ersichtlich, der sich für die Arbeit interessiert und über die Suche (intern und extern) sich die Detailansicht mit den Daten zur Arbeit ansieht.
Bitte achten Sie insbesondere bei Arbeiten mit einem Sperrvermerk darauf, dass hier keine vertraulichen Daten stehen dürfen.
Zur Illustration können zusätzlich auch Bilder und andere Anhänge zur Arbeit hochgeladen werden. Außerdem kann ein Link zu weiterführenden Informationen angegeben werden.
¶ Für Mitarbeiter*innen / Betreuer*innen
Wenn Ihr Fachbereich dieses Modul einsetzt, finden Sie hier alle Informationen über alle jemals betreuten Abschlussarbeiten und Praxisarbeiten.
Wenn die papierlose Variante des Moduls bei Ihnen eingesetzt wird – was inzwischen Standard ist –, haben Sie in Abhängigkeit von Ihrer Rolle verschiedene Möglichkeiten, auf den Genehmigungsprozess Einfluss zu nehmen. Arbeiten, bei denen Aktionen von Ihnen erwartet werden, sind in der Spalte Status mit dem Zeichen 
gekennzeichnet. Ein Anklicken führt Sie zu der Detailansicht der jeweiligen Arbeit. Dort finden Sie Schaltflächen mit den zu diesem Zeitpunkt des Genehmigungsprozesses möglichen Aktionen vor.
Bei dem Online-Genehmigungsprozess durchläuft ein Antrag (in Abhängigkeit von der Konfiguration des Studiengangs) mehrere Phasen. Folgende Zustände können dabei auftreten:
- "neue Arbeit" → Die Arbeit wurde von einer/einem Studierenden im System erfasst, die Genehmigung wurde jedoch noch nicht beantragt.
- "Zustimmung Betreuer*in beantragt"
- "Annahme durch Betreuer*in ist erfolgt"
- "Genehmigung Prüfungsausschuss erteilt" bzw. "Genehmigung Studiengangsleitung erteilt"
- "Genehmigt" → Die Erfüllung aller erforderlichen Voraussetzungen wurde (vom Dekanat/Prüfungsamt) bestätigt. Die Bearbeitung der Arbeit kann beginnen.
- "Abgegeben" → Wesentliche Teile der Arbeit wurden fristgerecht abgegeben – die Bewertung kann nun erfasst werden. Manchmal ist die Abgabe hier noch nicht vollständig – evtl. müssen noch Bescheinigungen nachgeliefert werden – oder es ist noch ein gebundenes Exemplar nachzuliefern.
- "Bewertet" → Dieser Status wird erreicht, wenn die Abgabe vollständig erfolgt ist und die Bewertung verbucht wurde. Je nach Konfiguration kann die Abgabe von Bewertung/Protokoll/Gutachten durch die Betreuenden online oder per Bewertungsformular erfolgen.
In der Anwendung werden Ihnen außerdem folgende Funktionen zusätzlich angeboten:
- Mein Deputat – Übersicht über das eigene zur Betreuung von studentischen Arbeiten aufgewendete Deputat pro Semester.
- Statistik – Übersicht über alle in einem Studiengang betreuten Arbeiten sowie Verteilung auf Länder, in denen diese durchgeführt wurden. Zusätzlich werden hier statistische Daten zur Studiendauer (Min, Max, Median, Durchschnitt) angezeigt.
- Materialien – Alle Unterlagen, die den Studierenden zum Download zur Verfügung stehen. Studierende sehen dabei nur die für ihren Studiengang relevanten Informationen. Dekanatsmitarbeiter*innen haben das Recht, diese Dateien nach Bedarf zu aktualisieren.
- interne Suche – Suche in der Datenbank aller erfolgreich abgeschlossenen Arbeiten nach Firmen, Themen, Betreuern, … Diese Suche steht auch Studierenden als Hilfe bei der Suche nach einem geeigneten Praxisplatz zur Verfügung.
- Die Kontaktdaten der Betreuer*innen aus den Unternehmen werden zusätzlich im Modul "Kontakte" separat bereitgestellt.
Der Wechsel in den Staus "Abgegeben" erfolgt, wenn Studierende eine Arbeit im System per Upload abgeben. Falls eine Arbeit im Dekanat/Prüfungsamt abgegeben wird, muss die Abgabe dort verbucht werden. Für einige wenige Arbeitsarten ist eine direkte Abgabe bei der betreuenden Person vorgesehen. In dem Fall muss das zuständige Dekanat/Prüfungsamt von der/dem Betreuenden über die Abgabe informiert werden, damit diese Abgabe verbucht wird.
Für Arbeiten im Status "Abgegeben" kann anschließend durch die betreuende Person die Bewertung erfasst werden. Dabei können auch Anhänge, wie z.B, ein Protokoll hochgeladen werden.
¶ Für Fachbereichs-Admins
¶ Konfiguration der Arbeitsarten
Die Anmeldung und Verwaltung der unterschiedlichsten Arten studentischer Arbeiten werden über das Campusboard-Modul "Studienarbeiten" unterstützt.
Beispiele: Abschlussarbeiten, Praxissemester, Projaktarbeiten, Team-Projekte, ...
Es existieren unter dem Punkt "Konfiguration" zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Abbildung der Besonderheiten der verschiedenen Arbeitsarten.
¶ Upload von Materialien
TODO
¶ Verwaltung von Einladungen zu Absolventenfeiern
TODO