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¶ Vertragsübersicht
- Laufende Verträge: Auf der ersten Seite werden Ihnen alle aktiven Hiwi-Verträge angezeigt für die Sie entweder Antragssteller oder Betreuer sind. Hier können Sie sich einen ersten Überblick verschaffen für welche Verträge sie zuständig sind, wie lange deren Laufzeit noch ist (Ende) und ob sich die Hiwi's gemäß Stundenzettel im Arbeitszeit-Soll befinden. Für diese Ausgabe werden alle eingereichten Stundenzettel berücksichtigt. Stunden die bereits eingetragen aber noch nicht eingereicht wurden, erscheinen hier nicht. Hinweis: Mitarbeiter ohne aktive Hiwi-Verträge bekommen hier nur eine Meldung angezeigt, dass keine Verträge gefunden werden konnten.
- Verträge in Bearbeitung: Hier sehen Sie Verträge, die noch nicht vollständig sind. In der Spalte "Status" können Sie erkennen, wo im Beantragungsprozess der Vertrag aktuell steht. Sie haben hier die Möglichkeit, den Antrag oder den Vertrag zu drucken, zu bearbeiten oder zu löschen.
- ausgelaufene Verträge: Sobald die Laufzeit eines Vertrages abgelaufen ist, erscheint er in diesem Bereich. Ausgelaufene Verträge können hier wieder verlängert werden.
- Papierkorb: Hier landen zunächst alle gelöschten Verträge, bevor sie endgültig gelöscht werden. Funktionen zum endgültigen Löschen und zum Wiederherstellen fehlen aktuell noch. Daher in einem solchen Fall am Besten einfach eine Problemmeldung verfassen.
- Stunden pro Monat: siehe Abschnitt Arbeitszeit pro Monat kontrollieren
Sie können Details zur Arbeitszeit abrufen, indem Sie mit dem Mauspfeil über die jeweilige Zeile bei Haben/Soll fahren:
Über die Lupe oder durch Anklicken der "Tätigkeit" gelangen Sie in die Detailansicht des Vertrages.
¶ Vertragsdetails
In der Detailansicht finden Sie alle relevanten Informationen zu einem Vertrag:
Wurde ein Vertrag verlängert (=>siehe Abschnitt "Weiterbeschäftigung") dann erscheinen diese Verlängerungen hier ebenfalls.
¶ Ausschreibung
Jede zu besetzende Stelle muss vor Besetzung hochschulweit veröffentlicht werden. Es gibt in der Hiwi-Anwendung die Möglichkeit eine Stelle direkt auf der Pinnwand von Campusboard auszuschreiben. Andere Wege der Veröffentlichung, z.B. Aushang, sind aber gleichwertig und genügen der Vereinbarung mit dem Personalrat zur Veröffentlichung von zu besetzenden Hiwi-Stellen.
Vorteil bei einer Ausschreibung über die Hiwi-Anwendung: Hier angelegte Ausschreibungen können später beim Anlegen eines Hiwi-Antrages ausgewählt werden (=> siehe Abschnitt "Antrag anlegen"). Es muss dann nicht manuell eingetragen werden, wann und wie die Ausschreibung erfolgt ist.
Wenn Sie eine Ausschreibung über das Campusboard erstellen möchten wählen Sie den Punkt "Stellenausschreibung" in der Hiwi-Anwendung:
Geben Sie einfach die gewünschte Beschreibung in das Textfeld ein, wählen Sie das Ablaufdatum der Ausschreibung aus und klicke Sie auf "Nachricht speichern". Die Ausschreibung wird standardmäßig allen Studierenden angezeigt, wenn diese die Pinnwand aufrufen. Mitarbeitern wird die Ausschreibung normalerweise nicht angezeigt. Mit Eintritt des Ablaufdatums verschwindet die Ausschreibung automatisch aus den aktiven Einträgen in der Pinnwand.
Wenn Sie Ihre eigenen Stellenausschreibung bearbeiten möchten finden Sie sie entweder unter "Alle Nachrichten" in der Pinnwand oder noch besser unter "Nachricht bearbeiten / löschen" in der Pinnwand:
¶ Antrag anlegen
Wenn Sie einen Antrag für einen Hiwi anlegen, werden Sie automatisch als Antragsteller hinterlegt. Die anzugebenden Daten entsprechen dem alten Papierformular.
- Bei Art und Umfang der Beschäftigung: Geben Sie hier eine Tätigkeit an, welche die Aufgabe bzw. eine Tätigkeit sinnvoll beschreibt, nicht nur ein Name einer Lehrveranstaltung oder eine Räumlichkeit. Außerdem geben Sie den Einsatzbereich ("Für Bereich") an. Wenn ein Hiwi z.B. Bücher in der Bibliothek inventarisiert, ist sein Einsatzbereich "Bibliothek".
- Finanzierung: Spezifizieren Sie beim Anlegen immer die Kostenstelle. Die angezeigten Kostenstellen basieren auf der Zuordnung des Antragstellers zu einem Bereich. Sofern die benötigte Kostenstelle fehlt, kann diese unter der Abwendung "Personen" im Campusboard und dann im Unterbereich "Kostenstellen" ergänzt werden. Geben Sie auch den finanzierenden Bereich ("Finanzierender Bereich") für den Hiwi an. Oftmals ist dieser mit dem Einsatzbereich identisch. Es kann jedoch auch Abweichungen geben. Der Hiwi wird von Seiten der Anwendung immer dem finanzierenden Bereich zugeordnet. Das bedeutet, wenn Sie in der Personalanwendung nach dem Hiwi suchen, finden Sie ihn bei dem finanzierenden Bereich. Ein Hiwi kann - genauso wie ein normaler Mitarbeiter - maximal zwei Bereichen angehören. Hat ein Studierender in mehr als zwei Bereichen einen Hiwi-Vertrag, kann das von Seiten der Anwendung nicht wiedergespiegelt werden. Einer der alten Bereiche wird beim Anlegen des Antrags von dem neu hinzukommenden Bereich überschrieben.
- Daten zu dem/der Studierenden: Das nächste Feld enthält Daten zu dem/der Studierenden. Es wird angegeben, ob der/die Studierende an der HS KL oder extern studiert bzw. ob es überhaupt ein/e Studierende/r ist. Sollte es ein/e Studierende/r der HS KL sein, wird im nächsten Schritt nach der Matrikelnummer gefragt. Es müssen Angaben zum Hochschulabschluss gemacht werden. Dieser Punkt ist relevant für die Vergütung. Sofern ein Abschluss vorliegt, müssen zusätzliche Angaben über Studiengang und Hochschule gemacht werden.
- Aushang: Zuletzt wird angegeben, in welchem Zeitraum der Aushang mit der Stellenausschreibung öffentlich ausgehängt war und an welchem Ort. Sofern die Stellenausschreibung über den Kartenreiter „Stellenausschreibung“ auf der Pinnwand im Campusboard veröffentlich wurde, lässt sich der Eintrag im DropDown auswählen.
Klicken Sie dann auf Weiter. Auf der nachfolgenden Seite müssen die Kontaktdaten des Studierenden oder der externen Person erfasst werden. Aus Datenschutzgründen sind diese Felder für Mitarbeiter grundsätzlich nicht vorausgefüllt. Bei Dekanatsmitarbeiter(inne)n sind die Kontaktdaten des/der Studierenden automatisch eingetragen, falls diese vorliegen. Die Vorgaben können bei Bedarf korrigiert werden.
¶ Zusätzliche Betreuer/in festlegen
Betreuer können analog zu Antragsstellern Stundenzettel für Hiwi's prüfen und genehmigen. Sie können für jeden Ihrer Verträge einen Betreuer festlegen, wenn der Antragsteller nicht gleichzeitig Betreuer ist. Öffnen Sie dazu die Vertragsdetails und klicken Sie auf das Stift-Papier Symbol hinter der Spalte "Betreuer/in":
Bitte beachten Sie, dass dies nur erforderlich ist, wenn der Antragsteller nicht gleichzeitig auch der Betreuer ist.
¶ Arbeitszeit pro Monat kontrollieren
Auf der Startseite werden Ihnen für die Verträge immer der Saldo sowie das Haben/Soll über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum heutigen Datum angezeigt. Sie können aber auch für jeden Ihrer Verträge prüfen ob die monatliche Arbeitszeit für einen bestimmten Monat abgeleistet wurde. Wählen Sie dazu "Eigene Verträge" > "Stunden pro Monat". Sie können zwischen den Monaten bzw. Jahren über die entsprechenden Auswahlboxen über der Tabelle wechseln:
¶ Stundenzettel
Jeder Hiwi muss wöchentlich einen Stundennachweis erbringen. Früher erfolgte dies in Form von Stundenzetteln, die in Papierform an den Betreuer übergeben und später an die Personalverwaltung weitergereicht wurden. Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden sowie die Bestätigung erfolgt nun über das Campusboard-Portal.
¶ Stundenzettel genehmigen
Sowohl Betreuer als auch Antragssteller bekommen in dem Reiter „Bestätigungen“ eine Übersicht aller eingesendeten Stundenzettel angezeigt:
Der Name des HiWis, der den Stundenzettel eingesendet hat, wird angeklickt und dann werden die Details angezeigt. Unter anderem die vertraglich festgelegte Arbeitszeit, das aktuelle Saldo und die Gesamtsumme des Stundenzettels für die angegebene Kalenderwoche:
Am Ende der Seite kann der Stundenzettel genehmigt oder zurückgesendet werden.
¶ Bestätigungshistorie
In der „Bestätigungshistorie“ kann der Betreuer alle Stundenzettel einsehen, sowohl die bereits bestätigten als auch die noch ausstehenden. Der Status wird in der rechten Spalte angezeigt.
Mit Klick auf den Namen des HiWis lässt sich der Stundenzettel einsehen:
